Programska rješenja

Info motor DMS - kalkulator povrata ulaganja (ROI)

Dokumenti pohranjeni na mrežne diskove/dijeljene direktorije i lokalna računala

I. Da li zaposlenici Vaše tvrtke troše vrijeme na pregledavanje, indeksiranje i sortiranje dokumenata na mrežnom disku/direktoriju i na lokalnom računalu?
1.1.

Koliko zaposlenika koristi mrežne diskove/dijeljene direktorije i lokalna računala za traženje, dohvačanje i pohranu digitalnih dokumenata?
1.2.

Koliko minuta dnevno, u prosjeku, pojedini zaposlenik potroši na traženje dokumenata?
1.3.

Koliko minuta dnevno, u prosjeku, pojedini zaposlenik potroši na ponovnu izradu dokumenata koji već postoje?
1.4.

Koliko minuta dnevno, u prosjeku, pojedini zaposlenik potroši na ponovnu izradu dokumenata koji su obrisani, izgubljeni ili nemogu biti pronađeni?
1.5.

Koliko minuta dnevno, u prosjeku, pojedini zaposlenik potroši na identifikaciju zadnje/ispravne verzije dupliciranih dokumenata?
1.6.

Koliko iznosi prosječna satnica tih zaposlenika?

 kn
Godišnji trošak:  kn

Arhivski ormari unutar prostora tvrtke

II. Da li Vaša tvrtka koristi arhivske ormare ili sl. unutar prostora tvrtke?
2.1.

Sa koliko arhivskih ormara raspolažete unutar prostora tvrtke?
2.2.

Kolika je cijena najma kvadratnog metra Vašeg poslovnog prostora?
Godišnji trošak:

III. Da li Vaši zaposlenici pretražuju, uzimaju i vraćaju dokumente u/iz arhivskih ormara?
3.1.

Koliko Vaših zaposlenika se svakodnevno koristi pretraživanjem, dohvaćanjem i vraćanjem dokumenata u/iz arhivskih ormara?
3.2.

Koliko sati dnevno, u prosijeku, svaki od tih zaposlenika provede vršeći prethodno navedene aktivnosti?
3.3.

Koliko iznosi prosječna satnica tih zaposlenika?
Godišnji trošak:

Arhive izvan lokacije tvrtke

IV. Da li Vaša tvrtka koristi arhivu izvan lokacije tvrtke?
4.1.

Sa koliko arhivskih ormara raspolažete u dislociranoj arhivi?
4.2.

Koliko iznosi mjesečni trošak dislocirane arhive?
Godišnji trošak:

V. Da li u dislociranoj arhivi postoje dokumenti zbog kojih zaposlenici moraju putovati da bi pretražili, dohvatili i vratili dokumente?
3.1.

Koliko Vaših zaposlenika napušta lokaciju trvrtke da bi pretraživali, uzimali i vraćali dokumenate u/iz dislocirane arhive?
3.2.

Koliko sati dnevno, u prosijeku, svaki od tih zaposlenika provede vršeći prethodno navedene aktivnosti?
3.3.

Koliko iznosi prosječna satnica tih zaposlenika?
Godišnji trošak:

GODIŠNJI TROŠAK KONVENCIONALNOG DOKUMENTACIJSKOG SUSTAVA

Ukupni trošak upravljanja dokumentima pomoću mrežnih diskova/dijeljenih diskova i lokalnih račuala  kn
Ukupni trošak upravljanja dokumentima pomoću arhivskih ormara unutar tvrtke  kn
Ukupni trošak upravljanja dokumentima pomoću dislocirane arhive  kn
Ukupni trošak upravljanja papirnatim i digitalnim dokumentima pomoću konvencionalnih metoda  kn

UKUPNA CIJENA IM-DMS SUSTAVA

Ukupna cijena IM-DMS sustava  kn

PROCJENE POVEĆANJA PRODUKTIVNOSTI IMPLEMENTIRANJEM IM-DMS SUSTAVA

Postotak povećanja u upravljanju digitalnim dokumentima  %
Postotak povećanja u upravljanju arhivom fizičkih dokumenata na lokaciji tvrtke  %
Postotak povećanja u upravljanju dislociranom arhivom fizičkih dokumenata  %
Procjenjeno godišnje smanjenje troškova zbog poboljšanog upravljanja digitalnim dokumentima  kn
Procjenjeno godišnje smanjenje troškova zbog poboljšanog upravljanja arhivom fizičkih dokumenata na lokaciji tvrtke  kn
Procjenjeno godišnje smanjenje troškova zbog poboljšanog upravljanja dislociranom arhivom fizičkih dokumenata  kn
Procjenjeno ukupno godišnje smanjenje troškova u prvoj godini  kn
Procjenjeno ukupno godišnje smanjenje troškova u idućim godinama  kn
Povrat ulaganja (ROI)  mj.

Document management činjenice i statistike

"IDC je procijenio da prosječna tvrtka sa oko 1000 uredskih radnika troši 2.5 mil. do 3.5 mil. USD godišnje na traženje nepostoječih informacija, nemogućnost pronalaženja postojećih informacija ili ponovno kreiranje informacija koje nemogu biti pronađene." (izvor: IDC).

"Tvrtka BAE Systems provela je istraživanje koje je pokazalo da 80% zaposlenika troši, u prosijeku, pola sata dnevno tražeći informacije, dok njih 60% troši sat ili više na kopiranje tuđih informacija." (Izvor: "Show me the Money, Measuring the Return on KM" Knowledge Management)

Dodatne statistike tvrtke Coopers & Lybrand koje podupiru i naglašavaju potrebu za document managmentom. (Izvor: Imersion Technologies, Inc)

  • 90% korporativne memorije egzistira na papiru
  • Od svih stranica dokumenata koji se svakodnevno nalaze u prosječnom uredu 90% ih je nesortirano i razbacano.
  • Prosječni dokument biva kopiran 19 puta.
  • Za spremanje jednog dokumenta tvrtke troše u prosijeku 20 USD, za pronalaženje dokumenta koji je krivo pohranjen 120 USD, a 220 USD da bi se isponova napravio dokument koji je izgubljen.
  • Od ukupnog broja dokumenata čak 7.5% ih se izgubi, a 3% od ostatka se krivo pohrani.
  • U SAD-u postoji preko 4 trilijuna papirantih dokumenata, a količina raste stopom od 22% godišnje.

Studija koju je provela tvrtka Nucleus Research pokazuje da 86% tvrtki koje su implementirale sustav za upravljanje dokumentima (DMS) bilježi porast produktivnosti i smanjeno vrijeme dohvata dokumentata za 52%.