Programska rješenja

im-DMS - Sustav za upravljanje dokumentima

Sustav za upravljanje dokumentima (eng. Document Management System), skračeno DMS

Karakteristike sustava:

  • Digitalno arhiviranje dokumenata
    (word, excel, powerpoint, audio i video datoteke i drugi digitalni formati)
  • Napredno, brzo i jednostavno pretraživanje arhiviranog sadržaja
  • Generiranje novih dokumenata prema unaprijed definiranom predlošku ili bez njega
  • Pohranu generiranih dokumenata u jednom ili više formata (npr. PDF, TIFF, DOCX itd.)
  • Verzioniranje dokumenata
  • Kontrolu pristupa dokumentima osobama, grupama, rolama, radnim mjestima, odjelima, tvrtkama, grupama tvrtki itd.
  • Pohranu i obradu ulazne i izlazne pošte
  • Grupni eksport odabranih dokumenata u PDF format

Verzije

Verzije im-DMS-a se razlikuju po načinu spremanja dokumenata i njihovih meta podataka

  • S - Koristi Sql Server za pohranu dokumenata i njihovih meta podataka 
  • M - Koristi MongoDb bazu podataka za pohranu dokumenata i njihovih meta podataka
  • FS - Za pohranu dokumenata koristi datotečni sustav, a za pohranu meta podataka koristi Sql Server bazu podataka

 

Document management činjenice i statistike

"IDC je procijenio da prosječna tvrtka sa oko 1000 uredskih radnika troši 2.5 mil. do 3.5 mil. USD godišnje na traženje nepostoječih informacija, nemogućnost pronalaženja postojećih informacija ili ponovno kreiranje informacija koje nemogu biti pronađene." (izvor: IDC).

"Tvrtka BAE Systems provela je istraživanje koje je pokazalo da 80% zaposlenika troši, u prosijeku, pola sata dnevno tražeći informacije, dok njih 60% troši sat ili više na kopiranje tuđih informacija." (Izvor: "Show me the Money, Measuring the Return on KM" Knowledge Management)

Dodatne statistike tvrtke Coopers & Lybrand koje podupiru i naglašavaju potrebu za document managmentom. (Izvor: Imersion Technologies, Inc)

  • 90% korporativne memorije egzistira na papiru
  • Od svih stranica dokumenata koji se svakodnevno nalaze u prosječnom uredu 90% ih je nesortirano i razbacano.
  • Prosječni dokument biva kopiran 19 puta.
  • Za spremanje jednog dokumenta tvrtke troše u prosijeku 20 USD, za pronalaženje dokumenta koji je krivo pohranjen 120 USD, a 220 USD da bi se isponova napravio dokument koji je izgubljen.
  • Od ukupnog broja dokumenata čak 7.5% ih se izgubi, a 3% od ostatka se krivo pohrani.
  • U SAD-u postoji preko 4 trilijuna papirantih dokumenata, a količina raste stopom od 22% godišnje.

Studija koju je provela tvrtka Nucleus Research pokazuje da 86% tvrtki koje su implementirale sustav za upravljanje dokumentima (DMS) bilježi porast produktivnosti i smanjeno vrijeme dohvata dokumentata za 52%.